Compliance Datenschutz

Datenschutz ist heute ein zentrales Thema für Sie als Unternehmen und Ihre Kunden. Der Gesetzgeber verpflichtet Sie, bestimmte Regeln beim Umgang mit den Daten Ihrer Kunden einzuhalten. Bei Verletzungen dieser Pflichten drohen empfindliche Strafen. Auch aus Sicht Ihrer Kunden ist Datenschutz ein Schlüsselfaktor im Vertrauensverhältnis. Unternehmen, bei denen Datenverluste (Date Leaks) oder Probleme im Umgang mit dem Datenschutz aufgetreten sind, werden heute sehr schnell öffentlich kritisiert. Dies kann gravierende Auswirkungen auf den geschäftlichen Erfolg haben.

Wir übernehmen für Sie die komplette, fristgerechte Vorgangsbearbeitung der Kundenanfragen, die im Rahmen der DSGVO gestellt werden können.

Die Rechte Ihrer Kunden

Kunden haben laut EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das Recht, von Unternehmen detaillierte Auskünfte über die Art und Quelle der über sie erhobenen Daten zu verlangen, sich über die Verwendung dieser Daten zu beschweren und die Löschung von Daten zu fordern. Für die Bearbeitung solcher Kundenanfragen sind enge Fristen und formale Auflagen gegeben.

Wir erarbeiten mit Ihnen zuerst eine Übersicht über die Systeme, in den Kundendaten bei Ihnen gehalten werden und auf die wir im Rahmen der Tätigkeit Zugriff benötigen.

Auskunftsersuchen

Sie müssen Kunden gegenüber Rede und Antwort stehen, woher Sie deren Daten ursprünglich bezogen, in welchem Zusammenhang Sie die Daten verwendet und an wen Sie die Daten weitergegeben haben. Dazu müssen Sie in Ihren Systemen entsprechende Protokolle und Quellverweise vorhalten. Bei Auskunftsersuchen erstellen wir für Sie die Anschreiben an die Kunden (Eingangsbestätigungen, Zwischenberichte, Auskunftsberichte mit fachlich zusammengefassten Datenübersichten) nach Vorgaben der DSGVO und Ihren Anforderungen.

Löschungen

Kunden können verlangen, dass Daten, die nicht gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden müssen, vollständig gelöscht werden. Wir helfen Ihnen bei der Bestimmung der Reichweite (welche Systeme sind betroffen), übernehmen die Kundenkommunikation (Eingangsbestätigung, Zwischenbericht, Löschbestätigung) und steuern die erforderlichen Zulieferungen bei der Löschung in den betroffenen Systemen.

Beschwerden/Dialogverbote

Bei Beschwerden zur Datenverwendung (z.B. unerwünschte Anrufe, E-Mails oder Postsendungen) prüfen wir zunächst den Sachverhalt. Wir übernehmen dann für Sie die gesetzlich erforderliche Kommunikation. Wir treten in Kontakt mit Ihren Kunden, informieren über Ursachen und Maßnahmen und hinterlegen in Ihren Systemen die vom Kunden geäußerten Kommunikationspräferenzen oder -sperren.

Anwenderberatung

Damit die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden können, müssen diese in den Prozessen Ihres Unternehmens verankert sein und berücksichtigt werden. Wir beraten Ihre Anwender im Kundenkontakt und in Vertrieb und Marketing bei der Gestaltung der Prozesse, bei der Erhebung der datenschutzrechtlichen Erklärungen und bei der Kommunikation in Kampagnen oder im persönlichen Kontakt per Telefon, Post oder E-Mail.

Ihre Vorteile

Sie erfüllen die gesetzlichen Auflagen der DSGVO für Auskunft, Löschungen und Beschwerden und vermeiden Risiken.
Verärgerte Kunden werden kompetent betreut und können auch zurückgewonnen werden.
Sie reduzieren interne Aufwände und Reibungsverluste.
Sie profitieren von unserer Erfahrung der DSGVO-Anwendung.